Mitarbeiter:in in der Gremienbetreuung und administrative Unterstützung der Rechtsabteilung (m/w/d)

FWF - Fonds zur Förderung der wissenschaftlichen Forschung

Vienna, Austria

Vollzeit

3.1k€ (jährlich)

Dec 13



Der Wissenschaftsfonds FWF ist Österreichs führende Organisation zur themenoffenen Förderung der Grundlagenforschung sowie der künstlerisch-wissenschaftlichen Forschung. In einem internationalen Peer-Review-Verfahren fördert der FWF jene Forschenden und Ideen, die aufgrund ihrer wissenschaftlichen Qualität wegweisend sind. Die gewonnenen Erkenntnisse legen eine breite Basis, um zukünftigen gesellschaftlichen Herausforderungen besser begegnen zu können.

Mitarbeiter:in in der Gremienbetreuung und administrative Unterstützung der Rechtsabteilung (m/w/d)

Ihre Aufgaben
  • Koordination und Organisation der FWF-Gremien:
    • Einholen von Inputs der Fachabteilungen
    • Vorbereiten und teilweise Erstellen der Unterlagen für die Sitzungen
    • Erstellen der Tagesordnung
    • Versenden der Einladungen und Erfassen der Zu- bzw. Absagen
    • Protokollführung sowie Koordination und Durchführung des Protokollabgleichs
    • Führung des Sitzungskalenders etc.

    in Zusammenarbeit mit einer administrativen Teilzeitkraft, die bei der Organisation unterstützt

  • Dokumentation von Grundsatzbeschlüssen, Umlaufbeschlüssen und sonstigen Entscheidungen der Gremien und diesbezügliche Informationsdrehscheibe für die Fach- und Strategieabteilungen
  • Vertragsmanagement (Vorlagenverwaltung, Ausstellung und Archivierung von Verträgen) sowie Koordination in der Erstellung und Implementierung der Förderungsverträge
  • Unterstützung bei der internen Qualitätssicherung der Rechtsabteilung (Administration und Dokumentation sowie Beschreibung unterschiedlicher Prozesse und Dokumente)
Ihr Profil
  • Abgeschlossene, vorzugsweise kaufmännische oder juristische Ausbildung (HAK, HBLA, Studium BWL/Recht/Wirtschaftsrecht)
  • Idealerweise Erfahrung in der administrativen Betreuung von Gremien
  • Analytische, zielorientierte, strukturierte, systematische, verantwortungsbewusste und selbstständige Arbeitsweise
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Ausgeprägte Koordinations- und Kommunikationsfähigkeit
  • Sehr gute IT-Kenntnisse
Wir bieten
  • Eine anspruchsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit im spannenden Umfeld der Grundlagenforschung
  • Eine kollegiale Arbeitsatmosphäre in einem wertschätzenden Umfeld
  • Viele spannende soziale Kontakte durch die Betreuung von Gremienmitgliedern aus der internationalen und heimischen Forschungscommunity
  • Einen krisensicheren Arbeitsplatz mit vielen attraktiven Benefits, z. B. Gleitzeit, Möglichkeit zu zwei Tagen Homeoffice pro Woche, Essensgutscheine, Aus- und Weiterbildungen etc.
  • Eine unbefristete Vollzeitstelle (40 Wochenstunden)
  • Ein Mindestgehalt von € 3.100,00 (brutto), wobei die tatsächliche Höhe des Bruttogehalts von Ihrer Qualifikation und Vorerfahrung abhängig ist

Der FWF ist den Grundsätzen der Chancengleichheit und Diversität verpflichtet und weist darauf hin, dass eine gleichzeitige Tätigkeit für eine universitäre oder außeruniversitäre Forschungsstätte den Befangenheits- und Nebenbeschäftigungsrichtlinien des FWF widerspricht.

Wenn Sie an dieser herausfordernden Position Interesse haben, dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, CV, Zeugnisse) zuhanden Frau Martina Rauch, MA.

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Martina Rauch, MA
Recruiting & Human Resource
FWF Austrian Science Fund
1090 Vienna, Sensengasse 1, Austria
T: +43 1 505 67 40 – 8836

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